Departamentalizacion

Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud. Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia:

1º Listar todas las funciones de la empresa.

2º Clasificarlas.

3º Agruparlas según un orden jerárquico.

4º Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.

5º Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las funciones y los puestos.

6º Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.

7º El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa y las funciones involucradas.

Tipos de Departamentalización

   

•       Departamentalización por Función:

Implica la agrupación de unidades organizacionales, basada en la especificación de las actividades acordes a funciones administrativas. Mediante esta forma de división, la empresa se descompone en departamentos que realizan una función específica (como finanzas, producción, comercial, administración, recursos humanos, etc.). Esta organización interesa en los supuestos donde prima la especialización (como sucede en departamentos centrales, empresas fabriles, etc.); por el contrario, en la creación de redes comerciales suelen prevalecer otros criterios, como la proximidad de la clientela.

Por ejemplo:

Departamentos de Producción, mercadotecnia y ventas, Recursos Humanos y Finanzas.

Esta departamentalización abarca lo que las empresas normalmente hacen, un agolpamiento de las actividades de acuerdo con las funciones de una empresa.

Puesto que todas las empresas llevan a cabo la creación de algo útil y deseado por otros, las funciones básicas de la empresa son producción (generar utilidad o agregar utilidad a un bien o servicio), venta (encontrar consumidores, pacientes, clientes, estudiantes o miembros que estarán de acuerdo en aceptar el bien o el servicio a un precio o por un costo) y finanzas (obtener y cobrar, proteger y gastar los fondos de la empresa). Ha sido lógico agrupar estas actividades en departamentos tales como ingeniería, producción, ventas o mercadotecnia y finanzas. Con frecuencia estas designaciones funcionales particulares no aparecen en el organigrama. Primero, no existe una terminología generalmente aceptada: una empresa industrial utiliza los términos “producción”, “ventas”, y “finanzas”; un vendedor mayorista está interesado en actividades como “compras”, “ventas” y finanzas; mientras que un ferrocarril se dedica a “operaciones”, “trafico” y “finanzas”.

• Departamentalizacion por Producto:

Se considera que la departamentalización por producto permite a las personas identificarse con un producto en particular y desarrollar un gran espíritu de solidaridad, también facilita administrar a cada producto como entrenar al personal ejecutivo al permitirles experimentar un amplio campo de actividades funcionales.

Este departamento puede surgir problemas bajo este tipo de división, ya que resultan demasiado competitivos en detrimento de la organización. Otro defecto potencial, es la duplicación de facilidades y equipo puede ser necesario.

Adicionalmente, se establecen que entre las ventajas que posee esta modalidad están: sitúa la atención y el esfuerzo en la línea de producto, instalaciones, habilidades y conocimientos especializados, permite el crecimiento y la diversidad de productos las utilidades en el nivel de división y proporciona un terreno de capacitación mensurable para los futuros gerentes generales.

Sin embargo, también señalan como desventajas que este tipo de organización requiere más personas con habilidades generales de gerente, tiende hacer más difícil el mantenimiento de servicios centrales económicos y presenta cada vez más problemas de control de la alta gerencia.

• Departamentalizacion por Territorio: 

Es especialmente atractiva para firmas de gran escala u otras escalas u otras cuyas actividades estén dispersadas física o geográficamente  Se usa con mas frecuencia en ventas y en producción  no se usa en finanzas, porque usualmente esta concentrada en las oficinas centrales. Las firmas comerciales recurren a este método cuando emprenden operaciones similares en diferentes áreas geográficas  como en el montaje de automóviles  detallistas y mayoristas en cadena y refinerías de petroleo.

También muchas agencias de gobierno adoptan este tipo de organización para proporcionar servicios a toda la nación en forma simultanea. Para reforzar las bondades de este tipo de departamentalizacion, señala entre sus ventajas,  las siguientes: pueden obtenerse ganancias sobre la eficiencia inmediata, captando la buena voluntad de las personas de la localidad, el costo de las operaciones territoriales puede ser menor, lo que puede ser menor, lo que puede compensar cualquier aumento en el costo de la coordinación y en el control en oficinas centrales, la creación de muchas posiciones ejecutivas en niveles en los que la empresa puede darse el lujo de permitir que los empleados ganen experiencia.

• Departamentalizacion por Cliente:

La organización con base a la clientela con lleva a la diferenciación y agrupamiento de las actividades de acuerdo con el tipo de personas para quienes se ejecuta el trabajo. Las características de los clientes: edad, sexo, nivel socioeconomico, tipo de consumidor, etc... constituyen la base para esta departamentalizacion. Esta consiste en un agrupamiento de actividades que refleja un interés fundamental por el consumidor de producto o servicio realizado por la organización  Divide las unidades organizacionales para que cada una pueda servir a un cliente diferente.

Se establecen como ventajas para este tipo de departamentalizacion, las siguientes: Alienta la concentración en las necesidades del consumidor, les da a los consumidores la sensación de que cuentan con un proveedor comprensivo, adquiere destrezas en el área de la clientela.  

Se considera las siguientes desventajas: Hay dificultad en la coordinación de este tipo de departamentalizacion con los organizados sobre otra base, se da también una presión constante de los ejecutivos de los departamentos por cliente para que se brinde una atención particular; no se utiliza a plena capacidad la mano de obra especializada; en periodos de recesión algunos grupos de clientes tienden a desaparecer y en etapas de expansión  tienen un desarrollo desigual, en una organización con un tipo de departamentalizacion por clientes, puede ser difícil coordinar operaciones entre demandas antagónicas de consumo, requiere gerentes y staff expertos en los problemas del consumidor.

• Departamentalizacion por Proceso o Equipo: 

Es utilizada principalmente por las empresas manufactureras en los niveles inferiores, por ejemplo en un grupo de pintura, en el área de una planta, en la sección de prensa, de perforación o de maquinas automáticas de tornillos. 

Se toman en cuenta los trabajadores y los materiales que se reúnen en un departamento para realizar una determinada operación  Su propósito es obtener ventajas económicas  aunque también se relaciona con la naturaleza del equipo empleado en algún proceso de fabricación.

En la departamentalizacion por equipo el ordenamiento es cuestión de economía y conveniencia: La ubicación de determinadas maquinas puede depender de la de otro equipo, de tal forma que se facilite una serie de operaciones con el material. 

Algunas ventajas que se obtienen al implementar este tipo de departamentalizacion son: Logra ventaja económica  usa tecnología especializada, utiliza habilidades, simplifica la capacitación.

Elementos Ambientales Externo que influyen en las Organizaciones

Elementos de acción directa del ambiente externo

Se consideran de acción directa todo aquellos del ambiente que afectan directamente a la organización. Están constituidos fundamentalmente por los distintos grupos de interés en la organización. 

Elementos de acción indirecta del ambiente externa

Se refiere a todos aquellos aspectos relacionados con el exterior de la empresa. A diferencia de los elementos de acción directa, estos estudian elementos que son difíciles o imposibles de controlar, por lo que la organización debe tener conocimiento de ellos para aprovecharlos o en su defecto reducir su impacto.